In het hart van Overijssel, aan de Noordwestrand van Twente, ligt de gemeente Twenterand. De gemeente heeft circa 34.000 inwoners, verspreid over meerdere kernen en buurtschappen. De gemeente ontplooit verschillende initiatieven om meer data gedreven te aan werken. IT-MO ondersteunt de gemeente Twenterand in het sociaal domein met business intelligence diensten – in de vorm van dashboards – om continu inzicht te krijgen in de financiële ontwikkelingen (denk bijv. aan declaraties en de verzilveringsgraad van voorzieningen).
Data gedreven werken vraagt om realtime kwalitatieve inzichten
Enkele jaren geleden heeft de gemeente Twenterand zichzelf tot doel gesteld om meer data gedreven te werken. Jeffrey Rouwenhorst, Teamleider Interne Bedrijfsvoering & Ondersteuning Sociaal, merkte dat de vanuit de applicatie beschikbare rapportages niet altijd konden voorzien in de gewenste informatiebehoeften. Collega’s waren daarnaast veel tijd kwijt aan het handmatig (laten) maken van maatwerkrapportages. Niet alleen is dit foutgevoelig, maar bevatten de rapportages ook niet altijd realtime informatie. Op dit vlak was nog winst te behalen, vandaar dat is gekeken naar oplossingen die hierin zouden kunnen voorzien.
De gemeente wenste graag klein te beginnen met de implementatie van realtime dashboards in het sociaal domein. In het sociaal domein worden voorzieningen zoals hulp bij het huishouden, jeugdzorg, vervoer, wonen en rolstoelen verstrekt. Hiermee is veel data (van o.a. burgers, aanbieders, declaraties en betalingen) en geld gemoeid. Middels de Business Intelligence dashboards wenst de gemeente continu en meer inzichten. Denk hierbij aan inzichten in het declaratiegedrag per aanbieder/product(categorie) en de verzilveringsgraad per voorziening/aanbieder, zodat hierop aan de voorkant gestuurd kan worden en ontwikkelingen en trends eerder worden gesignaleerd.
IT-MO Business Intelligence Framework in combinatie met QlikSense
In het sociaal domein werkt de gemeente Twenterand met meerdere systemen. De primaire registraties omtrent voorzieningen worden in CiVision Samenlevingszaken vastgelegd. Wij hebben meerdere gesprekken gevoerd met functionarissen van de gemeente, waaronder toekomstige gebruikers van dashboards, applicatiebeheerders en systeembeheerders, om de wensen en technische mogelijkheden te inventariseren.
Gezien de wens om snel resultaten te boeken en de mogelijkheid om later meerdere databronnen te ontsluiten, is besloten om QlikSense te implementeren in combinatie met het IT-MO Business Intelligence Framework. In samenwerking met de IT-afdeling werden de noodzakelijke technische zaken geregeld.
Één versie van de waarheid
Het IT-MO Business Intelligence framework stelt ons in staat om relatief snel data uit verschillende databases te ontsluiten en transformeren tot uniforme dimensies en metingen. Dimensies zijn bijvoorbeeld aanbieders, burgers en systeemgebruikers. In alle dashboards wordt dezelfde dimensie gehanteerd waardoor gebruikers naar één versie van de waarheid kijken. Wanneer velden in dashboards onjuist of onvolledig zijn dient dit alleen in het bronsysteem te worden gewijzigd.
In QlikSense zijn meerdere dashboards ontwikkeld om te voldoen aan de informatiebehoeften op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. Het was uitdagend om de verzilveringsgraad per voorziening te berekenen. Dit komt door de variatie in tijdseenheden, volumes en declaratieperioden. Een voorziening kan bijvoorbeeld een bepaald zorgvolume per week zijn. De overeengekomen tarieven met een daaraan gekoppelde aanbieder worden per periode en zorgvolume (zoals minuten) vastgelegd. Zorgaanbieders declareren op hun beurt achteraf (bijvoorbeeld) maandelijks de geleverde zorg.
Jeffrey Rouwenhorst (Teamleider Interne Bedrijfsvoering & Ondersteuning Sociaal):
“(Continu) inzicht krijgen in de verzilveringsgraad is uitdagend en vraagt veel tijd om dit goed in te richten. Om deze informatiebehoeften te ontrafelen en combineren is business intelligence erg krachtig gebleken.”
Resultaten en impact
Na de oplevering van de dashboards hebben we deze gepresenteerd aan eindgebruikers en hen begeleid bij het gebruik ervan. Inmiddels wordt deze begeleiding intern dagelijks ook vorm gegeven door Jurre Nieuwenstein (Medewerker Datagedreven werken Sociaal Domein).
De implementatie van de business intelligence oplossing heeft de volgende voordelen opgeleverd:
- Efficiëntie: De data is nu realtime beschikbaar, waardoor collega’s niet langer handmatig tijdrovende rapportages (in Excel) hoeven te maken.
- Één versie van de waarheid: Alle gebruikers van de dashboards hebben toegang tot dezelfde, gevalideerde dataset, wat consistentie en nauwkeurigheid bevordert.
- Verbeterde datakwaliteit: De dashboards maken datakwaliteit inzichtelijk, waardoor bijzonderheden snel worden opgemerkt en gecorrigeerd. Dit heeft geleid tot betrouwbaardere besluitvorming.
- Verbeterde toegangsbeheersing en data security: De dashboards stellen de gemeente Twenterand in staat om nauwkeurig te bepalen wie toegang heeft tot specifieke data en inzichten, wat helpt bij het waarborgen van de vertrouwelijkheid en veiligheid van gevoelige informatie. Door deze verbeterde controlemechanismen wordt de kans op ongeautoriseerde toegang verminderd.
De verdere (door)ontwikkeling van dashboards is een iteratief proces. Wanneer gebruikers vaardiger worden in het gebruik ontstaan vaak vervolgvragen.
Prettige samenwerking en korte communicatielijnen
Jurre Nieuwenstein (Medewerker Datagedreven werken Sociaal Domein) en Jeffrey Rouwenhorst (Teamleider Interne Bedrijfsvoering & Ondersteuning Sociaal):
“De pragmatische aanpak, waarbij snel en klein werd begonnen met de implementatie van QlikSense, werd enthousiast ontvangen door collega’s, de wethouder en tijdens een presentatie aan de raad. Timo en Michel hebben een achtergrond als IT auditor. Ze kunnen processen en datamodellen snel doorgronden. Gecombineerd met de financiële expertise die zijn vanuit het werkverleden in de accountancy meebrengen, zijn zij goed in staat om een data-product op te leveren met een financiële component. Dit hebben wij als zeer waardevol ervaren. Ze besteden ook aandacht aan de beheersing van de Business Intelligence omgeving en de vertrouwelijkheid van de data. Dit zorgt voor een prettige samenwerking met korte communicatielijnen.”
Toekomstige plannen
De succesvolle implementatie in het sociaal domein van de gemeente Twenterand heeft aangetoond dat ook in andere domeinen binnen de gemeente voordelen zijn te behalen door data gedreven te werken en dashboards te ontwikkelen. De gemeente overweegt nu om data uit andere systemen automatisch te ontsluiten. IT-MO adviseert waar nodig. Daarnaast blijven we verbeteringen en optimalisaties doorvoeren om meer waarde te halen uit de data van de gemeente Twenterand.
